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Software de gestión documental, el aliado de su empresa

Valencia Noticias | Redacción.- Para que una empresa opere de manera eficiente y por lo tanto sea competitiva, debe prestar una atención especial a la correcta gestión de sus documentos y archivos. Como dato relevante, debemos tener en cuenta que se el 80% de la información de una organización, son documentos.

Si tenemos en cuenta que los documentos de un negocio contienen la fuente principal de información, a la hora de tomar decisiones  relativas a su actividad profesional, resulta fundamental garantizar la seguridad y accesibilidad a los mismos.

El sistema que utiliza una empresa para gestionar sus documentos debe satisfacer las necesidades de su negocio.
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El sistema que utiliza una empresa para gestionar sus documentos debe satisfacer las necesidades de su negocio.

El sistema que utiliza una empresa para gestionar sus documentos debe satisfacer las necesidades de su negocio. Por lo tanto, previamente a implantar dicho sistema, deberá haber analizado la relación entre los diferentes grupos de usuarios (trabajadores) y los tipos de documento de los que dispone. El acceso al sistema de documentación debe ser fácil y a la vez seguro.

¿Qué es un software de gestión documental?

Un Software de gestión documental es una aplicación informática que facilita la clasificación, conservación y el acceso a todo tipo de documentos electrónicos. Estos documentos pueden ser archivos de texto, imágenes, audios, videos… Además, los documentos pueden estar presentes en diversos formatos, tal como nos comentan desde la empresa de gestión documental Dochsare.

Fases de la gestión documental

Captura: La captura es el punto de entrada de los documentos al sistema. Es el proceso mediante el cual enviamos los documentos a una determinada base de datos, acompañados de una serie de información que nos servirá para posteriormente poder gestionarlos.

Gestión: Incorporación de los documentos al proceso de negocio. Aquí se ejecutarían funciones como buscar, consultar, editar, etc.

Entrega: Se refiere a lo que haremos con el documento una vez que un determinado proceso de negocio o gestión ha concluido.

Importancia de la gestión de documentos

Al evaluar los puntos clave para que su empresa funcione con éxito, es común olvidarse de la gestión de la información, sin embargo, este es de los puntos de mayor relevancia para  conseguir el éxito empresarial.

Al implementar un sistema de gestión documental, su empresa se beneficiará de las múltiples posibilidades que estos ofrecen. El acceso rápido y seguro a imágenes, formularios electrónicos, firmas y demás archivos, facilitará en gran medida el flujo de trabajo de su compañía.

Para que su negocio cumpla con sus objetivos empresariales, es necesario que el acceso a la información sea rápido, completo y adecuado a las distintas personas que accederán a él. El sistema encargado de la gestión documental debe administrar la información de acuerdo a las reglas de su negocio y a la vez, debe ser seguro y fácilmente auditable.

Debido a la digitalización necesaria y progresiva de las empresas, los softwares de gestión documental se han convertido en una herramienta imprescindible para el correcto almacenamiento, clasificación y seguridad de sus documentos.

Puntos clave de un sistema de gestión documental:

  • Prevenir la pérdida de archivos y documentación
  • Aumentar la eficiencia del trabajo al permitir el acceso a los documentos desde distintas localizaciones.
  • Información disponible en todo momento
  • Elevar el grado de seguridad de la información de la empresa gracias al acceso restringido a los datos.
  • Rápido acceso a la información a través de búsquedas personalizadas
  • Automatización de procesos rutinarios dentro de la actividad empresarial, como pueden ser el envío y la clasificación de formularios o facturas.
  • Beneficios administrativos al reducir el espacio de almacenamiento.

 Sin ningún genero de duda, implementar un software de gestión documental permitirá a su empresa economizar sus costes fijos, debido al gran ahorro de recursos personales y materiales que ello supondrá. Por lo tanto, si quiere alcanzar sus objetivos empresariales, el software de gestión será su mejor aliado.

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