Mucha gente piensa que el Protocolo es solamente colocar banderas en un acto institucional, saber hacer reverencias al Rey y comer en plan finolis en un banquete.

Por otro lado, se suele confundir Etiqueta con el código de vestimenta que se indica en las invitaciones a dichos eventos de alto copete.

Sin embargo, más allá del protocolo institucional, nuestro día a día, tanto en el trabajo como a nivel privado, se rige también por las normas de protocolo y etiqueta.

¿Qué es el protocolo y la etiqueta?

La etiqueta y el protocolo son normas de comportamiento establecidas para hacer la vida social más llevadera.

La diferencia entre ambos es que:

• el protocolo es la ordenación de actos oficiales. O sea, crear normas a la hora de situar y ordenar tanto a las cosas como a las personas, en lo que se refiere a instituciones o a personas que representan instituciones.
• la etiqueta son las normas básicas de comportamiento, cortesía y buena educación de cualquier persona en sociedad. Es decir, saber estar en cualquier situación. Tiene que ver con la vestimenta, la comunicación verbal, los gestos y otros aspectos que conforman la vida social y profesional.

Por tanto, como te puedes imaginar, el protocolo y la etiqueta se aplican en las quedadas con amigos, reuniones familiares, en las bodas … y por supuesto, también en  el trabajo.

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Tipos de etiqueta en el trabajo

Etiqueta corporativa

Consiste en saber comportarse en el trabajo. Son las normas básicas de convivencia en la oficina o en las instalaciones de la empresa.

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Saludar a las personas que están por debajo de ti en el organigrama y a los compañeros, utilizar siempre por favor y gracias, no hablar a gritos, no almorzar en el sitio y apestar todo el open space con el olor de tu comida, tener tu mesa recogida y no apilar montañas de papel, etc.

Algunas reglas incluso están recogidas en el manual del empleado. Por ejemplo:

• uso del microondas y la nevera de la cocina de los empleados
• uso de las impresoras y fotocopiadoras (a algunos se les olvida que hay que reponer el papel/tóner cuando se acaba)
• uso de las salas de reuniones, aseos y otras instalaciones de la empresa

Sin olvidar, el código de vestimenta de la empresa, que siempre hay alguien que no acierta con su imagen personal en el contexto profesional en el que se mueve.

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Etiqueta telefónica

Son los buenas maneras y hábitos al hablar por teléfono.

Qué importante es que el protocolo telefónico en la empresa. No solo para los del departamento de atención al cliente ¿eh?

Algo tan básico como decir tu nombre, el de tu empresa y el motivo de tu llamada cuando telefoneas a una empresa, no lo hace todo el mundo. Te lo digo yo que he sido asistente de dirección más de 15 años e intentar averiguar quién llamaba y para qué era todo desafío, porque además algunos se indignan cuando se lo preguntas.

Al contrario pasa lo mismo. Muchas personas descuelgan el teléfono y no responden siquiera diciendo el nombre de la empresa. De modo que el que llama no sabe si ha marcado bien el número o si se ha equivocado.

Etiqueta en las reuniones

Es el código de comportamiento que cada uno debe seguir en las reuniones y en las discusiones en el trabajo.

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Más allá de las precedencias (el lugar en el que debe sentarse cada uno en una mesa de reuniones, según su cargo en el organigrama), la etiqueta en la reuniones consiste en:

• Ser puntual
• No monopolizar la discusión/negociación de una reunión y permitir que los demás expongan sus ideas y puntos de vista.
• Practicar la escucha activa y mantener el contacto visual con otras personas, en vez de ponerse a responder emails o mensajes de texto mientras otros hablan en el transcurso de la reunión.
• Abandonar la sala dejándola igual de recogida que como la encontraste.

Etiqueta en las comidas

Es cómo debemos comportarnos en lugares públicos mientras almorzamos o cenamos.

Ojo, esto no es solo en restaurantes o los networkings con cóctel o vino español. En las oficinas se sirven caterings y, si te fijas, hay muchas personas que hablan con la boca llena o se matan por pillar una croqueta o un trozo de tortilla.

Cuando acaba el coffe break, el finger food o el catering cada uno debería echar una mano ayudando a recoger la sala. Sin embargo, lo habitual es irse y que sean otros los que se encarguen de recoger los restos de comida y los platos/vasos sucios.

Etiqueta de negocios

Son las normas de cortesía y educación en los negocios.

Los negocios se hacen entre personas que buscan un acuerdo común lo más cercano a sus intereses y objetivos.

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Por tanto, la buena educación también es muy importante en este ámbito empresarial. Cada sector tiene sus peculiaridades, así como cada región o país. Aunque hay ciertas normas básicas que siempre hay que tener en cuenta:

• Vestir de forma profesional
• Saber saludar
• Romper el hielo y evitar temas tabú en el país en donde te encuentres
• Saber escuchar y expresarte de forma clara
• Tener cierto don de gentes y mano izquierda para rebajar tensiones en negociaciones duras
• Cumplir con lo te has comprometido
• Ser puntual en los plazos de los proyectos, servicios o entrega de productos
• Pagar las facturas en plazo

Netiqueta

Como estamos en el siglo XXI y todos somos ya muy digitales, hay que saber comportarse y comunicarse al escribir correos electrónicos, whatsapps y al utilizar las redes sociales.

• No poner en copia a media empresa en un correo electrónico
• No escribir correos de más de 4 o 5 párrafos y tampoco frases con abreviaturas quinceañeras plagadas de emoticonos
• No incluir cadenas de correos adjuntas con mensajes que no aportan nada
• No enviar documentos adjuntos que puedan colapsar la bandeja de entrada de los destinatarios
• Leer y repasar el texto que has escrito y corregir las faltas de ortografía antes de enviar el correo
• No escribir en mayúsculas
• Incluir firma profesional con todos tus datos de contacto (o sea, nombre completo, cargo, empresa, teléfono)

Conclusión

No hace falta ser experto en protocolo para saber desenvolverse con buenos modales en sociedad, en el ámbito profesional y en la empresa.

Ser educado y respetar a los demás es un hábito que debe practicarse cada día cuando te relacionas con otras personas. No tiene nada que ver con tener cierto status social o un nivel de estudios superior.

Desconocer o incumplir la etiqueta puede provocar que los demás se sientan incómodos, arruinar tus relaciones profesionales e incluso arruinar tu empresa. Nadie hace negocios con gente que le cae mal.

Poner en práctica los buenos modales suma puntos a tu marca personal y profesional.