Entre 2021 y 2022, entrará en vigor el proyecto TicketBAI, diseñado por el Gobierno Vasco y las tres haciendas forales para administrar con más eficiencia el control de la facturación de la actividad económica de personas físicas y jurídicas. Este proyectoincluye una serie de obligaciones legales y técnicas que imponen a los administradores empresariales unagestión de negocios con programas de facturación. Dada la posible dificultad técnica y conceptual, en las siguientes líneas se exponen todos los asuntos referentes a la adaptación a este sistema, para que no quede ninguna duda sobre como implementar nuestro software para TicketBAI.
Qué es TicketBAI y a quién aplica
TicketBAI consiste en un sistema impulsado el Gobierno Vasco y por cada una de las Diputaciones Forales, con el objetivo de establecer varias imposiciones regulatorias y técnicas de tal forma que, una vez decretado el sistema, todas las personas que lleven a cabo una actividad económica tengan que utilizar un programa de facturación adaptado a los requerimientos técnicos indicados.
TicketBAI está concebido para que las haciendas forales puedan controlar las declaraciones de las actividades económicas de las personas contribuyentes, especialmente los de las actividades consistentes en la prestación de bienes y servicios enmarcados en un contexto de cercanía, y que suelen abonarse en efectivo. El proyecto tiene como uno de sus objetivos mejorar la transparencia en la rendición de cuentas tributarias, asegurando la declaración de todas las operaciones de venta realizadas por las personas y entidades que desarrollan actividades económicas, luchando así contra el fraude fiscal. Si bien el sistema se ha diseñado de forma conjunta, cada Diputación Foral tiene cierta libertad para complementarlo con las normativas que considere oportunas dentro de sus competencias, aunque de cara a su entendimiento práctico no existen grandes diferencias.
El sistema permite que las facturas sean agrupadas, y al exigir que queden firmadas electrónicamente, se impide que sean alteradas de forma fraudulenta. Al generar la factura con la información referida a la venta del bien o servicio, el software da pie a la creación de dos nuevos apartados, ambos consistentes en la recreación de la información en cuestión en un formato de código de identificación de TicketBAI y en un código QR.
Respecto al ámbito de aplicación, estarán sujetos a las obligaciones establecidas por TicketBAI (primero de forma voluntaria en 2021 y de forma obligatoria desde 2022) aquellas personas físicas y jurídicas cuya dedicación se corresponda con actividades económicas tal cual está considerado según las Haciendas Forales y la normativa del IRPF y el Impuesto de Sociedades. Una vez que el sistema TicketBAI entre en vigor de forma obligatoria, los sujetos afectados que se han descrito anteriormente tendrán la obligación de emitir facturas con dispositivos adaptados a las regulaciones técnicas consideradas en el proyecto.
Qué son los software homologados para TicketBAI
El requisito técnico fundamental que impone el proyecto es que las personas contribuyentes deben generar sus facturas a través de unsoftware TicketBAI,específicamente desarrollado para la facturación y que cumpla con una serie de pasos concretosque den lugar a la factura descrita en el anterior párrafo.
¿Cómo deberán funcionar los programas de facturación para estar adaptados a la normativa TicketBAI? Básicamente, deberán crear un fichero con todos los datos tributarios que permitan el control de la actividad económica. Tras esto, se expedirá la factura correspondiente, y esta deberá ser remitida por internet a la Hacienda Foral correspondiente. Los clientes podrán comprobar en su factura que ésta ha sido emitida de acuerdo al sistema TicketBAI, al aparecer en ella un código especial y un QR con la información correspondiente.
Una persona o entidad que desee distribuir en el mercado un software de facturación TicketBAI deberá acceder al registro de entidades desarrolladoras antes de poder venderlo o distribuirlo. En el caso de que sea la propia persona contribuyente quien desarrolle el software de facturación, será esta persona quien deba inscribirlo. La entidad desarrolladora deberá inscribirse en el registro y suscribir una declaración responsable por cada software de facturación TicketBAI que desarrolle y que cumpla los requisitos exigidos en la normativa reguladora del sistema. Cada Hacienda Foral Vasca dispondrá de un registro de entidades desarrolladoras de software de facturación: los tres registros estarán interconectados, de modo que la inscripción en uno facultará a la entidad que se encuentra inscrita para distribuir el software que ha sido registrado a todas las personas contribuyentes de la región. El listado de entidades desarrolladoras y software registrados será público, y podrá consultarse en las webs de las Administraciones tributarias vascas.
Adaptación a TicketBAI
Respecto a los requisitos técnicos que debe cumplir cada programa de facturación, estos deben seguir la siguiente serie de pasos: en primer lugar, al hacerse efectiva la venta del bien o servicio, el software generará un fichero XML que cumpla con el diseño del formato TicketBAI; una vez generado, dicho fichero deberá ser firmado electrónicamente, tras lo cual se generará la imagen de la factura, en formato físico o electrónico. Una vez efectuados todos los pasos, la factura deberá ser enviada a la administración tributaria correspondiente, siendo el plazo máximo de envío determinado por cada una de dichas administraciones.
Los software de facturación deberán incluir unas características que permitan una comprobación eficaz de sus especificaciones por parte de los inspectores de la administración. El personal inspector de la administración tributaria podrá efectuar verificaciones presenciales, en las que se solicitará la obtención de información general sobre el programa utilizado por cada persona contribuyente y sobre los dispositivos de facturación, que tendrá que coincidir con la proporcionada por el sistema. El software de facturación deberá mostrar la siguiente información en una única pantalla:
- Entidad desarrolladora del software de facturación TicketBAI utilizado desde el dispositivo. Debe coincidir con la información del registro de entidades desarrolladoras TicketBAI.
- Nombre del software de facturación utilizado desde el dispositivo.
- Versión del software de facturación utilizado desde el dispositivo.
- Número de serie del dispositivo.
En la comprobación presencial, los inspectores podrán chequear el correcto funcionamiento del software de facturación y podrán requerir la aportación de los ficheros TicketBAI generados tanto en el proceso de verificación como aquellos que la persona contribuyente tiene la obligación de mantener a buen recaudo.
Recapitulando
Una vez detallado todo lo referente al proyecto TicketBAI (si bien los detalles técnicos más precisos pueden encontrarse en las webs de las administraciones correspondientes), es conveniente exponer un resumen que recoja toda la información general más relevante. Respecto a los sujetos afectados por el nuevo sistema, estarán afectados por las normativas configuradas todas aquellas personas físicas o jurídicas sujetas a la normativa vasca que ejerzan actividades económicas, según lo dispuesto por el IRPF y el Impuesto de Sociedades, con independencia del lugar en el que provean los bienes o servicios.
Respecto al proceso para adaptarse al nuevo sistema, las personas contribuyentes deberán equiparse con un software de facturación que cumpla con los requerimientos técnicos establecidos en el proyecto TicketBAI, a partir del cual emitirán facturas que deberán ser firmadas electrónicamente y entregadas tanto al cliente como a las haciendas forales, teniendo la obligación de conservar los documentos generados en vista de satisfacer los requerimientos de los inspectores del sistema, que podrán comprobar tanto la idoneidad del programa de facturación como el proceso seguido al facturar.
Para cumplir con las obligaciones establecidas por el sistema TicketBAI, cada empresa contribuyente deberá encargarse de ponerse en contacto con un desarrollador registrado para adquirir un software de facturación que cumpla las pautas establecidas por el sistema. En caso de ser la propia persona contribuyente la encargada de desarrollar el programa de facturación, será responsable de atestiguar que se trata de un software adecuado y de mantenerlo actualizado. La expedición de facturas se deberá tramitar a través de dispositivos como TPVs, ordenadores personales, teléfonos móviles o máquinas de vending avanzadas que cumplan con los requisitos técnicos, siendo uno de ellos la conexión a internet para poder remitir las facturas a la administración al momento de emitirse.Respecto a los costes de implantación del sistema para la persona contribuyente, hay que tener presente que este será más elevado para aquellos que aún no dispongan de equipo informático o de algún sistema de facturación relativamente sofisticado, asemejándose a una actualización rutinaria de dicho equipamiento. Si aún no se dispone de infraestructura técnica para ello, la adaptación al sistema sí puede ser menos llevadera, y esta es la principal razón por la que las administraciones han establecido un plazo voluntario antes de imponer la adhesión con obligatoriedad.
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